Restaurant, téléphone, voiture, ordinateur, hôtel, formation…
Lorsqu’on dirige une entreprise, la frontière entre les dépenses professionnelles et personnelles n’est pas toujours évidente.
Certaines dépenses que le dirigeant règle personnellement peuvent parfaitement être supportées ou remboursées par son entreprise. D’autres ne le peuvent qu’en partie. Et certaines restent strictement personnelles, même si elles semblent indirectement utiles à l’activité.
La règle n’est donc pas : « Puisque j’en ai besoin pour travailler, je peux le payer avec la société. »
Une dépense doit notamment être engagée dans l’intérêt de l’entreprise, correspondre à une gestion normale et pouvoir être justifiée. Les dépenses personnelles n’ont pas vocation à diminuer le résultat imposable de l’entreprise.
Avant de faire supporter une dépense par votre société, trois questions simples doivent donc être posées :
- cette dépense est-elle réellement liée à mon activité professionnelle ?
- son montant est-il cohérent avec les besoins de l’entreprise ?
- suis-je capable de l’expliquer et de la justifier en cas de contrôle ?
Voici dix dépenses courantes qu’un dirigeant peut, sous certaines conditions, faire prendre en charge par son entreprise.
| Dépense | Prise en charge possible ? | Principal point de vigilance |
|---|---|---|
| Repas professionnels | Oui | Motif professionnel et justificatif |
| Déplacements | Oui | Déplacement lié à l’activité |
| Hôtel | Oui | Nuitée nécessitée par le déplacement |
| Véhicule personnel | Oui | Trajets professionnels justifiés |
| Téléphone et Internet | Oui | Quote-part professionnelle si usage mixte |
| Informatique et logiciels | Oui | Utilisation professionnelle |
| Bureau à domicile | Oui, sous conditions | Ne pas faire supporter les dépenses personnelles |
| Formation et documentation | Oui | Lien avec l’activité professionnelle |
| Cadeaux et réception | Oui | Intérêt commercial et montant raisonnable |
| Vêtements professionnels | Oui, dans certains cas | Vêtements spécifiques à la profession |
1. Les repas professionnels
Inviter un client, un prospect, un fournisseur ou un partenaire au restaurant peut naturellement constituer une dépense professionnelle.
Il faut néanmoins pouvoir rattacher le repas à l’activité de l’entreprise : rendez-vous commercial, négociation, développement d’une relation client, réunion avec un partenaire, etc.
Les frais de restaurant engagés à l’occasion d’un repas d’affaires ou d’un déplacement professionnel peuvent être admis en déduction lorsqu’ils sont exposés dans l’intérêt de l’activité, justifiés et d’un montant normal au regard de l’objectif poursuivi.
En pratique, nous recommandons de conserver la facture et, idéalement, de pouvoir identifier les personnes présentes et le motif du repas.
En revanche, déjeuner chaque jour près de son bureau n’est pas automatiquement assimilable à un repas d’affaires.
La fiscalité du repas pris seul par le dirigeant dépend notamment de son statut et des circonstances qui l’empêchent ou non de prendre son repas dans des conditions normales. Les règles applicables ne doivent donc pas être confondues avec celles d’un déjeuner avec un client.
2. Les déplacements professionnels
Un déplacement effectué dans l’intérêt de l’entreprise peut généralement être pris en charge par celle-ci.
Il peut s’agir notamment :
- d’un billet de train ou d’avion ;
- d’un taxi ou d’un VTC ;
- d’un véhicule de location ;
- des péages ;
- du stationnement ;
- des transports en commun.
Le déplacement doit néanmoins avoir une raison professionnelle identifiable : visite d’un client, rendez-vous avec un fournisseur, déplacement sur un chantier, salon professionnel, rendez-vous bancaire, formation, réunion dans un autre établissement, etc.
À l’inverse, un déplacement privé ne devient évidemment pas professionnel simplement parce qu’un rendez-vous de quelques heures a été ajouté à un séjour personnel.
C’est notamment un point de vigilance lorsqu’un déplacement professionnel est prolongé par plusieurs jours de vacances.
Il convient alors de distinguer clairement les deux parties du séjour.
3. L’hôtel lors d’un déplacement professionnel
Lorsqu’un déplacement professionnel nécessite de passer une ou plusieurs nuits à l’extérieur, les frais d’hébergement peuvent également être supportés par l’entreprise.
Prenons un exemple simple.
Un dirigeant parisien se rend pendant deux jours à Lyon pour rencontrer un client.
Son entreprise peut raisonnablement supporter :
- le train ;
- les déplacements locaux ;
- l’hôtel ;
- les repas professionnels liés au déplacement.
En revanche, si son conjoint l’accompagne pour des raisons exclusivement personnelles, les dépenses supplémentaires correspondant au conjoint n’ont pas vocation à être supportées par l’entreprise.
Cette distinction est importante : les dépenses à caractère personnel ne doivent pas être confondues avec les frais professionnels du dirigeant.
Attention également à ne pas confondre déductibilité de la charge et récupération de la TVA. Une dépense peut être professionnelle et déductible du bénéfice sans que la TVA correspondante soit nécessairement récupérable.
4. L’utilisation de votre véhicule personnel pour l’entreprise
Il n’est pas nécessaire que la société possède systématiquement le véhicule utilisé par son dirigeant.
Un dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour effectuer de véritables déplacements professionnels peut obtenir le remboursement des dépenses correspondantes, sous réserve de respecter les règles applicables à son statut.
Le point essentiel reste la justification des déplacements.
Une note indiquant simplement « 1 500 kilomètres professionnels ce mois-ci » sera évidemment beaucoup moins solide qu’un relevé comprenant :
- la date ;
- le lieu de départ ;
- la destination ;
- le nombre de kilomètres ;
- le client ou dossier concerné ;
- le motif du déplacement.
Il faut également éviter les doubles remboursements : par exemple faire supporter directement le carburant par la société tout en sollicitant parallèlement une indemnisation censée déjà couvrir ce même coût.
Enfin, le choix entre véhicule personnel et véhicule détenu ou loué par la société mérite souvent une simulation spécifique : fiscalité du véhicule, avantage en nature, taxes sur les véhicules, récupération éventuelle de TVA et coût global peuvent modifier sensiblement le résultat.
5. Le téléphone et l’abonnement Internet
Téléphone portable, abonnement Internet, ligne professionnelle : ces dépenses sont devenues indispensables à pratiquement toutes les entreprises.
Lorsqu’un abonnement est exclusivement professionnel et souscrit directement par l’entreprise, le traitement est généralement simple.
La question devient plus intéressante lorsque le dirigeant utilise son abonnement personnel à la fois pour sa vie privée et son activité.
Dans ce cas, seule la part réellement professionnelle doit en principe être retenue.
Il n’est donc pas nécessaire de multiplier artificiellement les abonnements professionnels si un équipement personnel est réellement utilisé pour l’activité.
Il faut simplement être capable de retenir une ventilation raisonnable et défendable.
6. L’ordinateur, le téléphone, les logiciels et le matériel informatique
Ordinateur portable, écran supplémentaire, téléphone, tablette, imprimante, casque audio, logiciels, solutions cloud ou encore outils d’intelligence artificielle peuvent parfaitement constituer des dépenses de l’entreprise lorsqu’ils sont utilisés pour l’activité professionnelle.
La logique reste toujours la même :
l’entreprise peut financer ce dont elle a normalement besoin pour fonctionner.
Une utilisation personnelle accessoire d’un équipement professionnel ne transforme pas nécessairement l’ensemble de la dépense en dépense privée.
En revanche, acheter du matériel manifestement destiné à la famille ou à un usage privé et le comptabiliser dans l’entreprise devient beaucoup plus difficile à défendre.
Il faut également distinguer la dépense immédiatement comptabilisée en charge de l’acquisition d’un bien durable qui devra éventuellement être immobilisé et amorti.
7. Une partie des frais liés au domicile lorsque vous y travaillez réellement
C’est probablement l’un des sujets sur lesquels il faut être le plus prudent.
De nombreux dirigeants travaillent régulièrement depuis leur domicile : préparation des dossiers, visioconférences, gestion administrative, appels, travail le soir ou le week-end.
Cela ne signifie pas pour autant que l’entreprise peut régler l’intégralité du loyer, de l’électricité ou des charges du logement.
Lorsque le domicile est utilisé à la fois à titre privé et professionnel, seule la fraction correspondant réellement aux besoins de l’activité peut éventuellement être prise en compte.
Une méthode cohérente peut par exemple tenir compte :
- de la surface réellement affectée à l’activité ;
- de la nature des charges ;
- de la fréquence d’utilisation professionnelle ;
- de l’existence ou non d’autres locaux professionnels.
Mais attention : faire régler son loyer personnel par sa société n’est pas une méthode d’optimisation fiscale.
Pour un dirigeant d’une société soumise à l’IS, la prise en charge de son logement personnel peut notamment constituer un avantage en argent ou en nature assimilable à un complément de rémunération.
Ce sujet mérite donc d’être formalisé avec son expert-comptable avant de mettre en place des remboursements réguliers.
8. Les formations, livres et abonnements professionnels
Un dirigeant doit continuer à se former.
Formation technique, management, informatique, fiscalité, commercial, marketing, intelligence artificielle, langue étrangère nécessaire au développement international…
Lorsqu’une formation présente un lien suffisamment direct avec l’activité actuelle ou avec son développement, son coût peut normalement être supporté par l’entreprise.
Il en va de même pour les livres, bases documentaires et abonnements véritablement professionnels.
La limite apparaît lorsqu’il s’agit d’une dépense trop éloignée de l’activité ou relevant essentiellement de la culture générale ou du loisir.
Un abonnement à une revue professionnelle spécialisée sera ainsi beaucoup plus facile à justifier qu’un abonnement généraliste dont le lien avec l’activité est très indirect.
9. Les cadeaux clients et les frais de réception
Une bouteille offerte à un client, un coffret de fin d’année, une invitation à un événement ou certaines dépenses de réception peuvent constituer de véritables dépenses commerciales.
Les cadeaux d’affaires peuvent être déductibles lorsqu’ils sont effectués dans le cadre d’une gestion normale et que leur valeur n’est pas excessive.
Il faut donc pouvoir expliquer :
- à qui le cadeau a été offert ;
- dans quel contexte ;
- pourquoi cette dépense présente un intérêt pour l’entreprise.
La récupération de TVA répond cependant à des règles différentes.
Pour les cadeaux de très faible valeur, un seuil spécifique conditionne l’exception permettant la récupération de la TVA. Ce seuil est réévalué périodiquement : il convient donc de vérifier le montant applicable au moment de la dépense.
Un cadeau plus important peut donc éventuellement rester une dépense commerciale justifiable sans pour autant bénéficier du même traitement en matière de TVA.
C’est encore une illustration d’une règle essentielle :
charge déductible et TVA récupérable sont deux sujets différents.
10. Les vêtements professionnels… mais pas votre garde-robe personnelle
Dernier exemple, souvent source de confusion : les vêtements.
Certains vêtements nécessaires à l’activité professionnelle peuvent être pris en charge par l’entreprise.
On peut penser notamment :
- aux vêtements de sécurité ;
- aux chaussures de protection ;
- aux uniformes ;
- aux blouses ;
- aux vêtements techniques spécifiques ;
- aux tenues imposées par certaines professions.
En revanche, un costume, une veste, une chemise ou une paire de chaussures pouvant être utilisés normalement dans la vie privée restent en principe des dépenses personnelles.
Le fait qu’un dirigeant porte un costume exclusivement pour rencontrer ses clients ne suffit pas nécessairement à en faire une dépense professionnelle.
Ce que l’entreprise ne doit pas devenir : votre compte bancaire personnel
Le dirigeant doit également raisonner dans l’autre sens.
Il existe des dépenses qu’il vaut mieux clairement laisser en dehors de la comptabilité de l’entreprise.
Par exemple :
- vacances personnelles ;
- courses alimentaires du foyer ;
- vêtements ordinaires ;
- dépenses des enfants ;
- travaux réalisés dans la résidence principale sans lien avec l’activité ;
- voyages du conjoint sans justification professionnelle ;
- achats personnels sans rapport avec l’entreprise.
Une carte bancaire professionnelle n’est pas une carte bancaire personnelle bénéficiant d’un régime fiscal plus avantageux.
Lorsqu’une entreprise supporte une dépense personnelle de son dirigeant, plusieurs conséquences peuvent apparaître selon la situation : charge fiscalement non déductible, avantage en nature, complément de rémunération, distribution ou compte courant débiteur notamment.
L’économie fiscale apparente peut alors devenir beaucoup plus coûteuse que la dépense initiale.
La bonne méthode : distinguer paiement par l’entreprise et remboursement de frais
Deux situations doivent également être distinguées.
L’entreprise peut acheter directement un bien ou un service dont elle a besoin.
Mais le dirigeant peut également avancer personnellement une dépense pour le compte de sa société puis obtenir son remboursement.
Dans ce second cas, la bonne pratique consiste à établir une note de frais accompagnée des justificatifs correspondants.
Pour les mandataires sociaux, la justification des frais est particulièrement importante. Mieux vaut un remboursement documenté et explicable qu’un forfait approximatif versé chaque mois au dirigeant.
Une dépense professionnelle doit pouvoir être racontée simplement
Une méthode assez efficace consiste finalement à se poser une dernière question :
« Si l’administration me demande demain pourquoi l’entreprise a payé cette dépense, puis-je l’expliquer simplement ? »
Si la réponse est :
« J’ai pris le train pour aller rencontrer ce client et voici le rendez-vous ainsi que la facture »
la logique professionnelle est évidente.
Si la réponse nécessite une longue démonstration pour expliquer pourquoi un week-end familial, une télévision ou une paire de chaussures constitue une dépense indispensable au développement de l’entreprise, la situation est probablement beaucoup moins confortable.
La meilleure optimisation n’est donc pas de faire supporter le maximum de dépenses à l’entreprise.
Elle consiste à identifier correctement toutes les dépenses réellement professionnelles, à ne pas oublier de se les faire rembourser et à conserver les justificatifs nécessaires, tout en maintenant une frontière claire avec les dépenses personnelles.
Chez ACCOUNTEO, nous accompagnons régulièrement les dirigeants dans l’organisation de leurs frais professionnels, de leur rémunération et plus généralement dans l’optimisation de la relation financière entre le dirigeant et son entreprise.
L’objectif n’est pas seulement de réduire l’impôt : il est surtout de mettre en place une organisation cohérente, sécurisée et adaptée à la situation réelle du dirigeant.